EL PRESIDENTE DEL GOBIERNO DE NAVARRA

Hago saber que el Parlamento de Navarra ha aprobado la siguiente Ley Foral de Archivos y Documentos.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

Navarra cuenta con un valioso Patrimonio Documental, herencia, no sólo de las desaparecidas instituciones del Reino, sino también de la Diputación Foral y de las Entidades Locales, así como de las entidades privadas, familias y personas que han desarrollado su actividad en la Comunidad Foral.

El interés en la conservación de este Patrimonio Documental ha sido una constante a lo largo de la historia. En esta línea destacan las iniciativas de los monarcas medievales por preservar los documentos de su administración, la formación de un archivo del reino y la temprana creación del cargo de «archivista» en los Tribunales Reales. Asimismo, suponen hitos importantes la reorganización de los archivos públicos y eclesiásticos a finales del siglo XVIII, y la construcción en 1898 de un edificio específico como Archivo de Navarra.

En el ámbito local cabe señalar la temprana creación del Archivo municipal de Pamplona en 1423 y las Ordenanzas para el gobierno de los pueblos, de 1547, por las que se regula la custodia e inventario de los documentos. En 1896, la Diputación Foral tomó la iniciativa de encargar la organización de los archivos municipales a los respectivos secretarios y asumió la tutela del proceso.

Del mismo modo los archivos eclesiásticos han tenido una especial relevancia, tanto por la constitución de importantes depósitos documentales en las catedrales y monasterios desde la Edad Media, como por la generalización de los archivos parroquiales desde el siglo XVI.

Sin embargo, a la obligación de conservar el Patrimonio Documental de Navarra y preservar la memoria histórica, tanto en su formulación actual como en su acervo futuro, se añade la necesidad de gestionar adecuadamente la documentación actual. No hay que olvidar que los documentos que hoy se crean serán la fuente del conocimiento histórico del mañana.

En las últimas décadas, la creciente producción documental de las Administraciones Públicas ha obligado a buscar nuevas soluciones para la custodia, uso y difusión de los documentos. La apuesta por ofrecer un servicio de calidad, transparente y eficaz para los ciudadanos, requiere la implantación de nuevas técnicas archivísticas que permitan la recuperación de documentos de forma eficiente y rentable. Asimismo, los avances tecnológicos y la aplicación de criterios democráticos en el acceso a la información, convierten a los archivos en un elemento clave en la gestión administrativa.

Con estos objetivos, el Gobierno de Navarra abordó la construcción de un nuevo edificio para el Archivo Real y General de Navarra, que incorpora los avances tecnológicos más recientes. Los cambios han sido mucho más profundos y han conducido a un planteamiento de gestión documental global para toda la Administración Foral. Se ha establecido, en consecuencia, una dirección única con capacidad y competencia para coordinar planes y ejecutar proyectos archivísticos en todo el ámbito territorial de Navarra.

Quedaba pendiente, sin embargo, dotar de globalidad a la actuación archivística, siendo necesaria la elaboración de una norma con rango de ley, que sirviera de marco e hilo conductor para la definición normativa y metodológica, así como para la puesta en marcha de una serie de acciones y programas archivísticos, encaminados a organizar, gestionar, evaluar, conservar y difundir el Patrimonio Documental de Navarra.

El artículo 44.10 de la Ley Orgánica 13/1982, de 10 de agosto, de Reintegración y Amejoramiento del Régimen Foral de Navarra, establece que la Comunidad Foral tiene competencia exclusiva en archivos que no sean de titularidad estatal. Del mismo modo, la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra, dedica un capítulo específico al Patrimonio Documental.

Como es lógico, la amplitud del ámbito de aplicación de la Ley Foral de Archivos y Documentos ha obligado a buscar el necesario consenso y un asesoramiento entre quienes tienen conocimiento profesional y responsabilidades en la materia. Así, la redacción de esta Ley Foral es el resultado de la unión de esfuerzos de archiveros del Gobierno de Navarra, del Consejo Navarro de Cultura, a través de la Comisión de Archivos y Bibliotecas, y de la Asociación de Archiveros de Navarra.

La Ley Foral se estructura en cinco Títulos. El primero está dedicado a las disposiciones generales. Incluye el objeto de la Ley Foral, los conceptos fundamentales en el desarrollo de ésta y su ámbito de aplicación. Se persigue con ello alcanzar el nivel de concreción adecuado para la comprensión de la Ley Foral en toda su amplitud, y al mismo tiempo poner de manifiesto las relaciones existentes con la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra, especialmente en lo relativo al Patrimonio Documental.

El Título II recoge las características de los documentos de titularidad pública y los documentos de titularidad privada. Ello se hace mediante una aproximación novedosa desde la perspectiva legal, ya que pone de manifiesto la convivencia de documentos de una y otra naturaleza en archivos tanto públicos como privados. Se revela así que existen documentos que en origen fueron públicos a los que se les aplica el régimen de funcionamiento que corresponde a los archivos privados, y a su vez que existen documentos de origen privado para los que rigen los criterios de gestión de los archivos públicos, de acuerdo con el procedimiento administrativo en el que se integran. Esta realidad pone de manifiesto la importancia de contemplar los documentos en la globalidad de su proceso de producción, que abarca desde su génesis hasta la finalización de la utilidad por la que fueron creados.

El Título III se consagra al Sistema Archivístico de Navarra, enlazando de forma directa con los preceptos relativos al Patrimonio Documental contenidos en la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra. Concretamente, el Sistema se configura como un marco superior de coordinación y colaboración entre los archivos de la Comunidad Foral integrantes del mismo, tanto públicos como privados, sujetos a un mismo régimen de derechos y obligaciones, dotados de una metodología e instrumentos comunes como sustrato de su actuación archivística sobre el ciclo de vida completo de los documentos. Con la adopción de unos mismos estándares se persigue servir con la mayor eficacia a las entidades titulares de los documentos, y en último extremo conseguir la reversión en beneficio de todos los navarros, del esfuerzo invertido en la organización, gestión, conservación y difusión del Patrimonio Documental de Navarra.

El Título IV incide en los Sistemas Archivísticos de las instituciones y entidades públicas de Navarra. Destaca, por su singular trascendencia, el Sistema de la Administración de la Comunidad Foral, llamado a tener un papel destacado en la dirección y coordinación de los archivos dependientes de la propia administración foral, que incluye, entre otros, el Archivo Real y General, el Archivo de la Administración, los archivos centrales y los archivos de oficina, además de la Comisión de Evaluación Documental. Este Sistema deberá servir de modelo al resto de sistemas institucionales de gestión de documentos y archivos, singularmente a las Entidades Locales y otras Administraciones Públicas radicadas en Navarra. Por su parte, la Ley Foral hace una diferencia en cuanto a la gestión documental de las Entidades Locales, en función de que su población supere los 15.000 habitantes, en atención a sus medios, estableciendo en todo caso la obligación de la adecuada organización y conservación de sus documentos. La Ley Foral contempla también para otras entidades e instituciones públicas de Navarra o presentes en ella el deber de disponer de sistemas específicos de gestión documental, con respeto a la legislación existente en sus respectivos ámbitos.

Finalmente, el Título V recoge el régimen sancionador, de modo que quedan contempladas las distintas categorías de infracciones derivadas del incumplimiento de los deberes y obligaciones establecidos en la presente Ley Foral, tomando como referencia la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra.

TÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto de la Ley Foral.

La presente Ley Foral tiene por objeto definir los documentos de titularidad pública y privada;–, configurar el Sistema Archivístico de Navarra, especialmente en cuanto a su estructura, derechos, requisitos y deberes de sus integrantes y organización y tratamiento archivístico;–, así como determinar los criterios de gestión de la documentación del Gobierno de Navarra, de las Entidades Locales y de otras instituciones públicas navarras o presentes en la Comunidad Foral. Se persigue con ello contribuir a la conservación e incremento del Patrimonio Documental de Navarra, y al propio tiempo asegurar su adecuada identificación, organización, evaluación, accesibilidad, preservación y difusión, mediante el oportuno tratamiento técnico.

Artículo 2. Definiciones.

A efectos de la presente Ley Foral, se entiende por:

a) Documento: toda expresión del lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, actual o futuro, generada en el ejercicio de la actividad de las personas físicas o jurídicas.

b) Patrimonio Documental: conjunto de los documentos incluidos en artículo 71 de la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra.

c) Fondo documental: conjunto orgánico de documentos reunido en un proceso natural por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia y en el ejercicio de las actividades y las funciones que le son propias.

d) Colección de documentos: agrupación artificial, fruto de una selección orientada a la consecución de unos fines y utilidades predeterminados, en la que los documentos se manifiestan descontextualizados respecto a su origen y organizados generalmente según criterio temático.

e) Archivo: organismo o institución desde el que se desarrollan específicamente funciones de organización, tutela, gestión, descripción, conservación y difusión de documentos y fondos documentales, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, información e investigación. También se entiende por archivo el fondo o el conjunto de fondos documentales.

f) Sistema de gestión documental: marco en el que se definen, implantan y evalúan los principios metodológicos, las técnicas y los instrumentos que sirven de fundamento básico al desarrollo de políticas y normas, destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de vida, con diferentes regulaciones para su organización, conservación, tratamiento y accesibilidad en cada etapa.

g) Ciclo vital de los documentos: secuencia de fases en las que se estructura la vida del documento, desde su creación hasta su conservación definitiva, en consideración a su importancia como testimonio histórico, o bien hasta su eliminación una vez agotado su valor administrativo.

h) Serie documental: conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y de procedimiento; o documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad.

i) Evaluación documental: valoración, sobre cada serie documental, de los criterios llamados al establecimiento de los plazos de conservación en cada una de las fases del ciclo de vida de los documentos, a la determinación de la posible eliminación total o parcial y a la accesibilidad a los mismos.

j) Normas de conservación: decisiones de evaluación documental que incluyen los períodos de conservación en cada fase del ciclo de vida, la accesibilidad y la disposición final para cada una de las series generadas por una institución en el desarrollo de las funciones que le son propias.

k) Calendario de conservación: instrumento archivístico que recoge, en el seno de una institución, las normas de conservación, o decisiones de evaluación documental para el conjunto de las series generadas por ésta.

Artículo 3. Ámbito de aplicación.

1. Se regirán por la presente Ley Foral los archivos y la documentación de las Administraciones Públicas de Navarra, empresas, entidades y organismos de ellas dependientes, así como los integrados en el Sistema Archivístico de Navarra.

2. En su caso, el contenido de esta Ley Foral será de aplicación a los archivos y la documentación integrantes del Patrimonio Documental de Navarra y que no formen parte del Sistema Archivístico de Navarra.

TÍTULO II

De los documentos

Artículo 4. Documentos de titularidad pública.

1. A efectos de la presente Ley Foral, son documentos de titularidad pública los producidos por las Instituciones y las Administraciones Públicas de Navarra en el ejercicio de su actividad política y administrativa, así como aquellos documentos de origen privado recibidos por éstas en el ejercicio de sus funciones.

La organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a los mismos son responsabilidad directa de los respectivos titulares.

La organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a los mismos son responsabilidad directa de los respectivos titulares.

3. Son documentos de titularidad pública los generados por las empresas y entidades privadas cuando ejercen funciones públicas y, como tales, serán integrados en el archivo público que corresponda y se gestionarán de acuerdo con los criterios establecidos por la Administración titular.

4. En el supuesto de extinción o supresión de un organismo o entidad que gestione o conserve documentos de titularidad pública, el órgano competente para acordarla determinará el archivo público donde se depositará la documentación.

5. En caso de contratación de asistencia técnica para servicios documentales, el órgano o entidad titular se reservará la definición del sistema de gestión, así como la dirección y supervisión de la actividad contratada.

6. Los documentos generados o recibidos por las personas en el ejercicio de sus funciones como cargos públicos se consideran de titularidad pública a todos los efectos, por lo que se integran en el sistema archivístico correspondiente.

7. Los documentos de titularidad pública son inembargables, imprescriptibles e inalienables.

Artículo 5. Documentos de titularidad privada.

1. A efectos de la presente Ley Foral, son documentos de titularidad privada aquellos que son propiedad de una persona o entidad jurídico-privada, con independencia de su naturaleza pública o privada.

2. Los documentos de titularidad privada forman parte del Patrimonio Documental de Navarra de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 71 de la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra.

3. Los archivos formados por documentación de titularidad privada podrán integrarse en el Sistema Archivístico de Navarra con los derechos y obligaciones señaladas en esta Ley Foral.

4. Aquellos que no estén integrados en el Sistema podrán acogerse a los beneficios y ayudas que las Administraciones Públicas determinen en relación con la conservación y el fomento del Patrimonio Documental de Navarra.

5. El Departamento competente en materia de archivos colaborará técnicamente con aquellas entidades privadas sin ánimo de lucro que posean un patrimonio documental de especial relevancia.

6. Las entidades o personas titulares de documentos privados pueden depositarlos en un archivo público para garantizar su adecuada conservación y el acceso a los mismos, en las condiciones que se determinen.

TÍTULO III

Del Sistema Archivístico de Navarra

CAPÍTULO I

Definición y estructura

Artículo 6. Definición.

El Sistema Archivístico de Navarra es el conjunto coordinado de órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos de la Comunidad Foral de Navarra. Mediante la aplicación de normas y procedimientos comunes, garantiza la uniformidad de tratamiento, complementariedad y eficacia en cuanto a la adecuada gestión, protección, valoración, conservación, recogida, descripción y difusión del Patrimonio Documental de Navarra. Estos fines se logran a través de la cooperación y la coordinación de actuaciones de sus integrantes, especialmente en relación con la incorporación de nuevas tecnologías en el quehacer archivístico.

Artículo 7. Estructura.

Forman parte del Sistema Archivístico de Navarra:

a) El Departamento competente en materia de archivos, que actuará como cabecera del Sistema Archivístico de Navarra.

b) El Consejo Navarro de Cultura.

c) La Comisión de Evaluación Documental.

d) Los órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos pertenecientes a todas las Administraciones Públicas presentes o radicadas en la Comunidad Foral de Navarra, sea cual sea su titularidad y la antigüedad de su documentación.

e) Los órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos privados que se integren mediante convenio.

f) Otros órganos que pudieran establecerse reglamentariamente.

CAPÍTULO II

Órganos del Sistema Archivístico de Navarra

Artículo 8. Cabecera del Sistema.

1. En su condición de cabecera del Sistema Archivístico de Navarra, el Departamento competente en materia de archivos tendrá las siguientes funciones:

a) Coordinar el Sistema Archivístico de Navarra mediante el impulso de sus órganos integrantes y el desarrollo e implantación de normas y técnicas archivísticas.

b) Favorecer la formación actualizada de los profesionales y fomentar la implantación de nuevas tecnologías en los archivos del Sistema.

c) Promover la accesibilidad a los documentos.

d) Mantener actualizado el Calendario General de Conservación de la documentación producida por las Administraciones Públicas de Navarra, independientemente de que éstas tengan sus propias comisiones de evaluación documental.

e) Velar por la correcta aplicación de los criterios de gestión documental en los archivos integrados en el Sistema.

f) Aprobar la homologación de los indicadores de evaluación de gestión o de calidad aplicables a los archivos pertenecientes al Sistema.

g) Promover la conservación y difusión del Patrimonio Documental de Navarra y tramitar los expedientes de declaración de Bienes de Interés Cultural y Bienes Inventariados relativos al mismo.

h) Elaborar y mantener actualizado el Censo de Archivos de Navarra.

i) Ejercer las facultades de inspección y tramitar los expedientes sancionadores.

j) Ejercer cualesquiera otras funciones relacionadas con la gestión documental y los archivos que se le puedan encomendar reglamentariamente.

2. Para facilitar el desarrollo de las funciones encomendadas a la cabecera del Sistema, se crea el Registro de Archivos de Navarra, en el que deberán inscribirse todos los centros archivísticos radicados en la Comunidad Foral. Los datos del Registro servirán especialmente para la elaboración y actualización del Censo de Archivos y el Mapa de Archivos de Navarra, como instrumentos necesarios para establecer las prioridades de actuación en gestión documental y tratamiento de archivos.

Artículo 9. Consejo Navarro de Cultura.

1. Es el órgano consultivo y asesor de la Administración de la Comunidad Foral en materia de cultura y, como tal, atenderá lo referente a los documentos y archivos.

2. Además de las facultades atribuidas en el artículo 10 de la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra, el Consejo Navarro de Cultura ejercerá las siguientes funciones:

a) Proponer actuaciones en materia de gestión de documentos y tratamiento de archivos.

b) Emitir informes, apoyar y fomentar los programas globales de actuación archivística.

c) Informar sobre la incorporación de nuevos archivos al Sistema Archivístico de Navarra.

d) Supervisar la elaboración del Censo de Archivos de Navarra.

e) Informar en los expedientes de declaración de Bienes de Interés Cultural y Bienes Inventariados relativos al Patrimonio Documental.

f) Informar preceptivamente las propuestas de normativa y cuantos instrumentos de coordinación promueva la cabecera para su implantación en los centros integrantes del Sistema.

3. Su composición, funcionamiento y las compensaciones que se consideren oportunas, se establecerán reglamentariamente. Se dispondrá que, entre sus miembros, figuren profesionales de los archivos pertenecientes a las Administraciones Públicas y a las entidades de carácter privado integradas en el Sistema.

Artículo 10. Comisión de Evaluación Documental.

1. La Comisión de Evaluación Documental es un órgano asesor de carácter técnico, adscrito al Departamento competente en materia de archivos, encargado de informar sobre las cuestiones relativas a la valoración, selección y acceso a los documentos producidos por las Administraciones Públicas navarras.

2. Son funciones de la Comisión para la Evaluación Documental:

a) Determinar los criterios de valoración de series documentales para la eliminación o conservación permanente y el acceso a los documentos de archivo.

b) Establecer con arreglo a la valoración documental y a la legislación vigente las condiciones y plazos de acceso a los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra.